努力增強縣級年鑒的實用性
——第十五次全國地州區縣年鑒研討會主題報告
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努力增強縣級年鑒的實用性
——第十五次全國地州區縣年鑒研討會主題報告
中國版協年鑒工委副主任 莫秀吉
（2014年10月15日）
縣級年鑒是我國年鑒界的一支重要力量。尤其是2006年國務院《地方志工作條例》頒布后，編纂地方綜合年鑒成為政府的職責，縣級年鑒的數量迅速增加。據第五次全國地方志工作會議提供的數據，全國地方志系統組織編纂的地方綜合年鑒達1700余種。除去30多個省級行政區、330多個地級行政區，全國縣級年鑒的數量達到1300多種，北京、天津、上海、江蘇、湖北、廣東、海南、四川等?。ㄖ陛犑校┗緦崿F縣級以上地方綜合年鑒編纂全面覆蓋。在數量增加的同時，年鑒質量也不斷提高，實用性逐步增加。在第四次全國年鑒編纂出版質量評比中，涌現出《棲霞年鑒》《張家港年鑒》《武進年鑒》《秦淮年鑒》《浦東年鑒》等一批高質量年鑒。但是，從總體上看，縣級年鑒在編纂質量、出版時效、服務經濟社會發展方面方面仍存在明顯不足，實用性問題日益突顯，需要各家年鑒加以重視，并采取措施逐步解決。
一、年鑒的實用性及縣級年鑒實用性方面存在的問題
（一）年鑒實用性的內涵及意義
年鑒的實用性問題是年鑒的使用價值問題，是年鑒編纂工作的效益問題。企業經營要講效益，效益不好就會被激烈競爭的市場淘汰。政府工作要講績效，績效不好要被問責。地方綜合年鑒由政府地方志工作部門組織編纂，也要講求工作績效，沒有績效便難以長久。年鑒要編以致用，服務社會?，F代社會信息爆炸，人們在海量信息面前無所適從。年鑒作為逐年編纂出版的資料性工具書，既是現實社會的一面鏡子，同時又是一個信息篩子。一年中浩如煙海的信息資料，經過年鑒的加工、過濾和融合，人們能夠輕松、便捷地從中獲得實用、權威的有效信息，這便是年鑒的效用。年鑒的實用性，是為讀者及時提供可資利用的信息資料。地方綜合年鑒的實用性主要體現在為讀者及時提供權威、可資利用提供地情資料，成為決策參考、研究資料、地情讀本。正如大眾傳播媒體崇尚“內容為王”一樣，年鑒從它的本質屬性出發，實用性問題的根本是年鑒提供什么樣信息資料的問題。年鑒提供的信息資料質量高，滿足讀者需求的程度大，年鑒實用性就強。反之，就不實用。
在中國的國情下，年鑒編纂主要是政府行為。政府通過行政手段，投入人力、物力、財力組織年鑒的編纂，其目的是為了滿足民眾對地情信息的需求。有投入，就要衡量產出，以避免資源的浪費和低效利用。作為政府主持編纂的地方綜合年鑒，即使定位為公益性精神文化產品，也要講求社會效益，講求項目績效。公益性不等于不計成本，不講效益。年鑒滿足社會需要的程度越高，實用價值越大，年鑒工作的績效就越大，年鑒編纂出版才能得到政府的重視，實現可持續發展。
黨的十八屆三中全會通過的《中共中央關于全面深化改革若干重大問題的決定》指出，構建現代公共文化服務體系。要建立群眾評價和反饋機制，推動文化惠民項目與群眾文化需求有效對接。要引入競爭機制，推動公共文化服務社會化發展。鼓勵社會力量、社會資本參與公共文化體系建設，培育文化非營利組織?？梢灶A見，隨著改革的進一步深化，必然對作為公共文化服務產品的地方綜合年鑒提出更高的要求。而增強年鑒的實用性，更好滿足群眾對地情資料的需求，年鑒才能在公共文化服務體系中占有一席之地。要增強縣級年鑒的實用性，要從年鑒作為年度地情資料工具書的性質出發，圍繞記錄現實、服務現實、明鑒春秋的功能定位，從多方面采取措施。
（二）縣級年鑒的實用性問題
從“內容提供者”的角度觀察，縣級綜合年鑒在實用性方面主要存在以下突出問題。
1.框架結構缺乏特色。
縣級年鑒大都照搬省市年鑒的框架，內容空泛，資料單一，缺乏個性和特色。一是分類過細，部類太多?？h一級建制雖五臟俱全，但實在沒有必要面面俱到地設立專欄。如軍事、社會科學以及地方的某些弱項，就沒有必要勉強設立部類。如一部縣級市年鑒也設立“社會科學”類目，但分目卻是黨史工作、地方志工作、檔案工作。二是地方特色和年度特色不鮮明。從框架上看不到地方的獨特優勢，見不到地方的特點，只有千篇一律、大同小異的“規范化”的欄目。年鑒框架設計應當與時俱進，逐年從實際出發更新一些欄目。但許多縣級年鑒的欄目長期穩定，缺乏新意。欄目不創新，年度特點就難以體現。
2.工作總結式寫法影響年鑒資料的社會價值。
工作總結式寫法照搬單位工作總結和工作報告，多是些既不具備利用價值，也沒什么存史意義的機關單位日常事務、行政的過程、管理的措施、取得的成績等等，宣傳性、事務性、工作總結性特征明顯。而應該著重記載的經濟變化情況、事業發展情況、生產經營情況、存在的困難和問題等，卻反映不多。與單位的工作職能相對應，條目選題多為反映某項職能工作的穩定性選題，許多有新意、有價值、有特色的題材被淹沒。選題上下年雷同，部門間、地區間相互雷同，缺乏地方特色和年度特色。再有就是出現不少內向性選題。如一部縣級市年鑒的“外事僑務”分目，下設條目為：機關作風建設、聯絡接待工作、海外聯誼活動、辦公樓置換搬遷、掛鉤與扶貧，并附上市外事僑務局負責人名單。這類題材，社會價值不大，難以滿足社會讀者的信息需求。
3.條目內容的空泛淺薄影響年鑒資料的信息價值。
作者撰稿缺乏深厚的材料基礎，單純依賴單位工作總結和工作報告，概括性淺層次的記述多，有深度有特色的內容少。具體表現：一是概況條目內容單薄，內容要素殘缺不全。不少縣級年鑒的概況條目對反映部門、行業、地區基本情況資料的提供不夠一致和規范；不同年鑒對提供這種資料的注重程度不一，同一部年鑒的不同部分提供這種資料也存在差異。作者隨心所欲，編者就稿編稿，造成基礎信息相當不穩定，基本情況和重要指標數據缺乏應有的連續性和可比性。例如，一部縣級年鑒的“財政概況”條目：
【概況】2009年，××財政地稅部門按照“保增長、擴內需、調結構”的總體要求，認真落實各項宏觀調控政策，積極推進財稅管理創新，促進了區域經濟和社會平衡協調發展。
條目僅80多字，缺少財政收支等基本指標。在不少年鑒中，查不到有多少共產黨員、有多少民主黨派成員、有多少基層黨組織，有多少人大代表、有多少政協委員；至于醫生、護士、教師、法官、檢察官、人民警察、律師、公證員、文藝工作者、體育運動員、殘疾人、農民工、流動人口等等數據，更是無處可查。有的地方和經濟部門對實現的主要經濟社會發展指標數據報喜不報憂，年景好就多寫幾項，年景不好就少列幾項，或者手頭方便就多寫幾項，不方便就少寫幾項，造成指標數據縱橫均不可比。
二是記事條目內容空泛。概括性地列寫工作措施做法，缺少反映完成情況的指標數據，有時有過程，有措施，無結果，有時對資料價值大、實用性強的事件、活動只是點到為止，讀者看了徒喚奈何。
4.統計表、圖片等二次文獻偏少。
許多縣級年鑒沒有統計資料類目，條目附屬的表格也不多，有的存在數字文字化的現象。一部縣級年鑒全書49萬字，480多個頁碼，僅有表格9個。不少縣級年鑒配文圖片偏少。圖表偏少的結果，是年鑒內容表現形式單一，版面死板。表格偏少，給讀者利用統計指標數據帶來不便，讀者要從密密麻麻的文字中找出批量列寫的指標數據非常困難，也不便于作橫向和縱向的對比。圖片不僅能美化版面，還是提供形象資料的有效方法。圖文并茂是代表現代工具書編纂水平的重要指標。一幅好的圖片能起到“一圖勝千言”的作用。圖片偏少無疑使年鑒的可讀性和使用價值大打折扣。
5.缺乏索引或索引質量不高。
年鑒主要不是供人從頭到尾閱讀的，而是查找所需信息資料的。缺少索引，造成檢索系統不完備，讀者查檢利用年鑒資料缺少了一種有效的途經。許家康會長在《第十四次全國地州區縣年鑒研討會主題報告》中指出過這一問題。許會長以手中的26種縣級年鑒為例，編有索引的只有7種，沒有索引的占絕對多數。在編有索引的7種縣級年鑒中，索引量大于目錄數量，并且能夠引入參見、附見編排方式的年鑒只有兩種，其余5種年鑒索引質量十分低劣。
以上種種問題的存在，嚴重影響年鑒的實用性。增強年鑒的實用性，提高年鑒反映和服務社會現實的功能，是做好年鑒工作的當務之急。
二、縣級年鑒實用性不強的原因分析
（一）年鑒實用性不強，原因在于我國年鑒的獨特編纂模式。
1.年鑒依靠行政手段組織編纂而非市場化運作。
縣級綜合年鑒是政府組織編纂的公益型公共文化產品。2006年5月18日，國務院《地方志工作條例》頒布施行?！稐l例》規定：地方志，包括地方志書、地方綜合年鑒。地方志工作所需經費列入本級財政預算。以縣級以上行政區域名稱冠名的地方志書、地方綜合年鑒，分別由本級人民政府負責地方志工作的機構按照規劃組織編纂，其他組織和個人不得編纂。這一規定，使地方綜合年鑒編纂成為政府行為，并具有排他性。各地認真貫徹落實《條例》精神，依法編鑒。地方綜合年鑒具有濃厚的“官辦”色彩。多數年鑒設立由政府領導掛帥的編纂委員會，依靠行政手段組織編纂，經費由財政安排。這與市場化運作的西方年鑒截然不同。
2.黨政機關成為年鑒主要供稿渠道。
在中國，一直以來政府是強勢政府，社會組織發展程度不夠，作用有限。黨政機關掌控了經濟社會發展的主要信息資料，離開黨政機關的稿件年鑒編纂將成為無米之炊。雖然近年來年鑒組稿工作也不斷努力拓寬組稿來源，但來自于行業協會、中介組織、網絡傳媒等的稿件只占年鑒全書稿件的極少部分。黨政機關撰稿則主要以部門工作總結和工作報告為材料基礎，政績宣傳難以避免，會自覺或不自覺地忽視讀者的需求。
3.年鑒編用脫節。
《地方志工作條例》規定地方志工作應當為地方經濟社會的全面發展服務?？h級以上地方人民政府負責地方志工作的機構應當積極開拓社會用志途徑，可以通過建設資料庫、網站等方式，加強地方志工作的信息化建設。公民、法人和其他組織可以利用上述資料庫、網站查閱、摘抄地方志。在實際工作中，一方面，縣級年鑒印數少（1000多冊），且多數贈送，又沒有及時將內容上網，讀者面窄。另一方面，缺乏對年鑒使用情況的反饋和評價機制。評價年鑒質量高低，更多是同行間、業界內的自我評價，缺乏最終使用者的意見。年鑒一定程度上為完成任務而編，為拿獎而編，沒有參與市場競爭的壓力，也沒有滿足讀者需求的動力。
（二）年鑒實用性不強，也是對年鑒的性質功能認識不清，以志書意識編纂年鑒的結果。
縣級綜合年鑒基本上由地方志部門編纂，很容易出現以志書意識編纂年鑒的現象。針對方志和年鑒的關系問題，年鑒界很早就有人撰文探討兩者的關系。中國版協年鑒工委會原副會長孫關龍先生2010年也專門作過論述，提出“方志不能年鑒化，年鑒不能方志化”?，F在看來，在這個問題上還沒有取得共識。雖然國務院《地方志工作條例》中有“本條例所稱地方志，包括地方志書、地方綜合年鑒?！钡囊幎?，這更多地是從地方志工作的角度所作的規定。從《中國大百科全書》《辭?！返葯嗤o書對年鑒的定義來看，年鑒性質上屬于年度資料性工具書。作為資料性工具書，框架結構要與時俱進，體現時代精神和年度特點；個性鮮明，具有地方、行業特色。內容表現形式以條目為主，強調條目的獨立性、年度性和資料性；條目題材新穎，記述重點突出，基礎信息和大事要聞反映充分；有統一的內容要素規范，有統一的記述程序要求。檢索手段完備，有詳至條目的目錄和檢索信息豐富的主題索引。志書橫排門類，縱述史實，志書資料是時段性資料，10年、20年或數十年的資料不受年度性的局限，也不著眼于年度性，而是著眼于該個時段，講究事物資料起始、發展、終結的系統性和完整性。做到橫不缺要項，縱不斷主線。這樣的資料特點與年鑒強調年度性動態性新穎性有較大區別。年鑒要求的是年度的信息性資料，地方志要求的是編纂周期內體現或反映規律性的史實性資料。年鑒編輯加工的重點：一是否符合“新、大、特、要”事的要求，二是如何使資料更加符合工具書的規范而便于查檢和使用；地方志編輯加工的重點：一是資料史實的查證、考證和確認，二是資料史實內在邏輯關系的認識，以便志書運用資料的有機組合反映該時段的歷史風貌及其規律。以志書的意識編年鑒，編出來的是小志書，而不是作為工具書的年鑒。
在功能作用方面，年鑒與志書也各不相同。年鑒作為工具書的主要功能是傳播信息、服務大眾，存史僅僅是年鑒的從屬性的功能。年鑒不能單純地以為地方志積累資料作宗旨。地方志作為志書，主要功能是供人們系統閱讀，自古以來認為具有資政、存史、教化的功能。如果將兩者不同的功能等同，將存史、資政、教化作為年鑒的功能，以此指導年鑒編纂，在框架設計、條目選題、內容選擇與組稿編輯中，只注重存史、資政、教化，實質上主要在存史上做文章。而僅僅注重存史的結果，將使年鑒的路子越走越窄。實際上，在廣東等第二輪修志進度較快的地方，已啟動地方志資料年報制度，為下一輪修志積累資料，年鑒并不承擔為新一輪修志積累資料的功能。中國地方志指導小組組長王偉光在第五次全國地方志工作會議上所作的工作報告中說得很清楚：“要加大依法征集地方志資料的力度，建立和完善地方志資料年報制度，加強地方志資料集中收藏、保存和管理，逐步構建一個能夠全方位適應地方志編纂、地方志事業發展和方志文化建設需要的地方志資料保障體系?！?/span>
（三）年鑒實用性不強，還有縣級年鑒力量相對薄弱，知識準備不夠充分等客觀原因。
受人員編制的限制，縣級地方志工作機構人員較少，普遍只有3~5人，有的還和黨史、檔案機構三合一。一直以來，地方志工作機構工作重點在修志，對編纂年鑒重視程度不夠，年鑒編纂知識的學習培訓欠缺，理論研究更顯不足。許多縣級年鑒是在基本完成修志任務后才開始著手編纂，也有不少則是在《地方志工作條例》頒布后在上級地方志部門的要求下才開始編纂，上馬更顯倉促。走的是拿來主義、邊干過學、先出書再逐步提高的路子。而年鑒是工具書，編纂年鑒是一項技術性很強、業務要求很高的工作。在人手緊缺、知識準備不足、為完成任務的情況下而編纂出來的年鑒，質量自然難以保證，實用性不強也是事出有因。
三、增強縣級年鑒實用性的方法
要增強縣級年鑒的實用性，應立足于地方特色和優勢，從政府主辦地情資料工具書的屬性出發，采取相應的應對措施。
（一）突出地方特色和優勢，調整框架結構。
2014年10月13日，中共中央政治局就我國歷史上的國家治理進行第十八次集體學習，習近平總書記發表重要講話。他指出，每個國家和民族的歷史傳統、文化積淀、基本國情不同，其發展道路必然有著自己的特色。一個國家的治理體系和治理能力是與這個國家的歷史傳承和文化傳承密切相關的。解決中國的問題只能在中國大地上探尋適合自己的道路和辦法。數千年來，中華民族走著一條不同于其他國家和民族的文明發展道路。我們推進國家治理體系和治理能力現代化，當然要學習和借鑒人類文明的一切優秀成果，但不是照搬其他國家的政治理念和制度模式，而是要從我國的現實條件出發來創造性前進。學習貫徹習總書記的重要講話精神，年鑒要突出對地方特色和優勢的記載，為國家治理能力現代化提供有益借鑒。中國是有960萬平方公里國土面積的大國，縣（市、區）數量達到2800多個。各地資源環境各不相同，經濟社會發展水平不一，風土人情豐富多彩，呈現出多樣的個性和特色。既有山區縣，也有平原縣；既有沿海地區，又有內陸地區；既有經濟發達地區，也有經濟欠發達地區；有的歷史文化底蘊深厚，有的民族風情濃郁……要認識、把握一個地方的情況，既可從共性內容上作一般化的認識，更要抓住個性內容作深度了解。年鑒是地情的載體。而框架結構是一部年鑒編纂工作中的藍圖，它決定著年鑒的性質、選題范圍及選材方向?？蚣芙Y構設計得越科學合理，年鑒的信息總匯性就越強，其信息資源的利用率就越高，實用功能也就越大?？h級年鑒框架設計不能簡單照抄照搬省市年鑒的框架，而要從各地實際出發，在研究把握地情的基礎上，千方百計突出地方特色，張揚個性。要強化地方的強項和優勢，有所側重，有所為有所不為。要善于抓住地方的強項，地方的獨到、獨特之處，合理設計欄目，并適當安排版面，使年鑒富于濃郁的“鄉土味”。年鑒只有體現地方特色，才能避免千鑒一面。有時候為了突出地方的強項和優勢，欄目設置可以不拘一格，某些欄目可以破格升級、靠前安排或增大其分量；而某些弱項則應當適當降格或淡化。農業大縣要側重反映農業發展情況；旅游大縣要突出旅游接待、景區建設管理、旅游文化活動等內容；少數民族自治縣則要在民族區域自治、民俗風情等方面多做文章。如《棲霞年鑒·2013》設立“科技創業創意平臺”類目，下設中國南京液晶谷、南京紫東國際創意園、江蘇生命科技創新園、江蘇金箔文化產業園、南京仙林物聯網產業基地、紫金科技創業特別社區、高?？萍紙@7個分目，反映棲霞區通過發展科技創業創意平臺，增創產業轉型升級新優勢、建設現代產業新高地的情況，地方特色和時代特色非常突出?！稄埣腋勰觇b》突出“港口·口岸”的內容，《浦東年鑒》突出開發區、招商引資、要素市場等開放型經濟情況?？傊?，要對地情作深入研究，將人無我有、人有我優的事物作為重點內容進行強化反映，增強年鑒的可讀性、資料性和實用價值。
（二）突出年度地情資料工具書的特色和優勢，優化選題選材。
在信息傳播技術高度發達的當今時代，人們獲取信息的渠道越來越多，方法越來越簡便。在這種情況下，為什么還要編纂出版年鑒，就因為年鑒具有其他傳媒和信息載體不可替代的功能。年鑒是逐年出版的資料性工具書，以基礎信息和大事要聞為記述重點，將相對穩定的基礎信息和年度新發生的大事要聞結合在一起。無論是網絡媒體，還是新聞報刊，都是以新聞報道為主要內容，報道最新發生的事件、活動、會議等等，很少會全面系統地介紹一個地方的基本情況。而年鑒，基本情況作為記述重點之一，要作全面記述和連續記述，以備讀者查找利用。與百科全書、辭海等工具書相比，年鑒作為資料性工具書，則有及時反映年度發展變化的優勢。百科全書、辭海等工具書10年左右修訂一次，收錄的是穩定的知識。年鑒逐年編纂出版，能及時反映年度的大事要事新事特事，其新穎性是其他工具書無法相比的。由此可見，以基礎信息和大事要聞作為記述重點，是年鑒的獨特優勢。作為年鑒人，一定要把這種優勢保持好，發揮好，并不斷強化，形成核心競爭力，使年鑒立于不敗之地。
1.選題選材以社會價值和資料價值為原則。
年鑒是公共文化產品，其實用程度如何要由讀者決定。而讀者具有社會廣泛性。年鑒尤其是縣級年鑒印數少，接觸到書本型年鑒的讀者不多，但年鑒內容上網后，廣大讀者可隨時通過網絡使用年鑒資料。年鑒要滿足社會廣大讀者對地情信息資料的需要，內容就應具有社會價值和資料價值。黨的十八大以來，新聞報道的內容重點、文風、形式都在發生變化?！爸醒氚隧椧幎ā钡诹棧阂倪M新聞報道，中央政治局同志出席會議和活動應根據工作需要、新聞價值、社會效果決定是否報道，進一步壓縮報道的數量、字數、時長。這里明確了報道中央領導人活動的原則，即工作需要、新聞價值、社會效果。中央主流傳媒的報道順應時代發展要求，社會新聞、民生新聞的比重逐步加大。新聞的追求已經逐漸回歸新聞價值。那么，年鑒追求什么呢？應該追求社會價值、資料價值。其內容選擇應由題材的社會價值和資料價值所決定，按照讀者的檢索愿望和檢索習慣選題設目，盡量選擇讀者普遍關注、查檢率相對較高的題材設立條目，將根本無人問津、不會有人檢索或難以查考的題材排除出去。
2.記述重點由以部門日常事務和工作成績為主向以基礎信息和大事要聞為主轉變。
社會價值和資料價值原則的具體化，是將基礎信息和大事要聞作為年鑒的記述重點。許家康會長在2012年9月第十三次全國省級年鑒研討會上的主題報告專門對此作了論述?！盎A信息＋大事要聞”是讀者關注的重點，也是年鑒的內容重點。所謂“基礎信息”，就是讀者了解年鑒對應范圍基本情況必須掌握的重要資料，是讀者進一步調查研究的基礎和重要參照。它由兩個方面的資料構成：一是基本情況，二是基本指標數據。以地方綜合性年鑒為例，凡調查了解一個地方必須掌握的基本資料，如歷史、地理、環境、氣候、水文、資源、物產、人口、民族、語言、宗教和政治、經濟、文化、社會，以及所屬行政區域和各行各業的概況及相關數據，就是基礎信息。所謂“大事要聞”，就是年度的重大事件、重要新聞。
以基礎信息和大事要聞作為年鑒的記述重點，要避免以部門日常事務和工作成績代替基礎信息和大事要聞的情況。由于年鑒稿件主要來源于黨政機關，在年鑒撰稿實際中，經常有較強的“內向性”傾向，主要表現為行政事務性。部門工作總結、單位內部事務、各級領導人的行蹤以及例行的各種會議和活動等占有較大比重，年鑒被涂上較濃厚的“行政色彩”。這種傾向無形中拉大了年鑒與社會大眾的距離，使年鑒缺乏應有的社會價值，回答和解決各種現實問題的能力受到限制?？此坪窈竦囊徊磕觇b，不少內容對讀者沒有多大作用，讀者真正需要的信息資料又提供得不夠。這些存查價值不高或者說檢索意義不大的資料主題，是年鑒選題中的“死條”，屬于無效信息。我們不能將地方綜合性年鑒等同于政府年鑒、部門工作年鑒，不能成為政府工作報告和部門工作總結匯編。政府年鑒以政府為記述對象，著重記述政府的政績；地方綜合性年鑒以地方為記述對象，全面反映地方的自然、政治、經濟、文化、社會等各個領域的情況。而要全面反映，選題選材就應當放眼全社會，兼顧各行各業。同時，應當堅持年鑒的實用性、檢索性原則，按照讀者對信息資料的關注程度考慮選題設目，以讀者檢索頻率相對較高的大事要聞為記述的重點，擇新擇特，擇大擇要，求真求實，實現年鑒由重點記述政績向重點記述大事要聞的轉變。
3.建立條目內容要素規范并嚴格按規范撰稿和編輯。
年鑒是編纂而成的工具書。編纂與編輯不同。按照中國大百科全書專家金常政先生的界定，凡是編輯部起主導作用，或者說編輯部是成書過程的主體，即由眾多分散的作者按編輯部的設計和要求提供稿件，最后由編輯部編成書，就是編纂。而編輯而成的書是由作者起主導作用。年鑒編纂是一項社會大協作工程，撰稿人眾多。年鑒撰稿人基本上是機關工作人員，寫慣了領導講話和工作總結，對年鑒體例不很熟悉。對他們來說，年鑒撰稿是附加的工作，加上時間緊、手頭材料少等因素，稿件質量往往不理想。為此，眾手成鑒，就需要進行體例指導，需要遵守統一的體例規范，以保證編纂質量和時效。年鑒主要內容已基本條目化，建立條目內容要素規范并嚴格按規范撰稿和編輯是確保年鑒質量、增強實用性的重要工作?！兜谖鍖媚觇b編纂出版質量評比方案》關于條目內容要素的評分標準是：有統一的內容要素規范，條目內容要素齊全，核心資料比較完整。按照條目內容要素進行撰稿，既是年鑒作為資料性工具書范式化寫作的需要，也是為了求得信息的完整，實現條目的功能，即為讀者提供可資利用的信息。如果條目要素不全，來龍去脈未講清楚，其信息含量就低，就不能充分發揮條目應有的功能。這其中，很關鍵的一點是建立反映基本情況的指標體系，一一列寫主要指標，讓作者撰稿時依樣畫葫蘆，填空式寫作，做到整齊劃一，縱橫可比。這樣既能保證條目核心資料相對完整，有效信息高度密集，又能防止條目寫作的隨意性，提高條目內容資料的質量。如概況條目承擔反映事物基本情況的任務，其內容要素總體而言包括四個方面：基本情況、年度主要業績（包括完成的主要經濟技術指標）、發展特點、存在的困難和問題。在實際撰稿工作中，還要明確反映基本情況和年度業績的具體指標。反映工業行業的主要指標應包括行業內企業數、從業人員數、資產總額；規模以上工業總產值、增加值，進出口額；主營業務收入、利稅總額、利潤總額等；全員勞動生產率；主要產品產量；單位生產總值能耗，等等。反映行政區域經濟發展的主要指標應該包括土地面積，人口，地區生產總值，其中：第一產業增加值、第二產業增加值、工業增加值、第三產業增加值，人均地區生產總值，規模以上工業總產值，農林牧漁業總產值，固定資產投資，社會消費品零售總額，外貿出口額，實際利用外資，地方公共財政預算收入，城鎮居民人均可支配收入，農村居民人均純收入，等等。
4.挖掘拓展深層次資料。
部分年鑒稿件，主要以部門工作總結為基礎，所記述的內容多數比較淺，停留在表面層次，或局限于日常事務，表面上全面周到，其實深度不夠，可資利用的資料十分有限，資料價值和借鑒作用不大。淺層的是表象，深層的才是本質。表象是人們感知到的，但往往知其然不知其所以然，深層的則可回答所以然。今年4月19日，第五次全國地方志工作會議召開，李克強總理作出重要批示：修志問道，以啟未來。這個“道”，我理解是道理、門道，是事物發展的規律性。為了“知往鑒來”，年鑒內容應盡可能是回答“所以然”的。因此，撰稿過程中在利用好工作總結和年度工作報告材料的同時，要抓住資料價值高、有代表性和標志性、讀者比較關注的內容進行深度挖掘和拓展，把事物描述得深刻，把問題揭示得透切，提高年鑒資料的利用價值和借鑒作用。如反映“信訪”情況的條目，既要反映信訪部門受理群眾來信來訪數量，群眾到省信訪情況、群眾進京上訪情況等總體情況外，還應重點反映群眾信訪反映的主要問題。近幾年群眾信訪反映的問題包括：國土資源管理問題、勞動社保問題、涉法涉訴問題、“三農”問題、城建拆遷問題、環境污染、代課教師“代轉公”、國有企業改制遺留問題、部分復退軍人生活困難等。對這些問題用詳實的事實數據分項記載，就能為領導決策、學者研究、了解民情等提供難得的資料。年鑒內容不應停留在工作層面、工作事務的記載，更應總結、呈現事物發展的特點和規律，多提供給人以啟發、深思的資料，做到“把握時代性，體現規律性，富有創造性”，發揮年鑒的鏡鑒作用和實用功能。如反映國稅征收情況的條目，除了反映總量完成情況，主要稅種收入情況等指標外，還應對各稅種的年度變化特點、影響稅收的主要因素、納稅大戶和行業等資料。這些內容，相對于稅收征管措施、依法治稅舉措、納稅服務、稅務信息化、稅法宣傳等工作層面的內容，更具社會價值和資料價值。對一些不便在條目中展開的內容，還可通過配發表格、示意圖，建立資料鏈接來拓展年鑒內容的深度。
（三）突出政府主辦年刊的特色和優勢，加大公共信息的反映力度。
地方綜合年鑒由政府主辦，是政府公共信息傳播的重要平臺。公共信息是指以政府為主體的一切負有公共事務管理職能的組織在行政過程中產生、收集、整理、傳輸、發布、使用、儲存和清理的所有信息，是政府為了維護公共利益和服務人民大眾而予以提供的信息。公共信息涉及公共健康、公共安全、公共衛生、生態環境、教育、就業、物價等，與社會成員利益密切相關，反映同民眾生活密切相關的公共事務以及公共利益變化狀況，滿足和服務于社會成員對信息的普遍性需求。在我國，政府是最大的信息情報源。據測算，政府部門掌握著全社會信息資源的80%以上。在讀者獲取信息方式多樣化的環境下，年鑒應該發揮自身的優勢，加大政府公共信息的反映力度，靠獨一無二的信息內容獲取讀者的青睞。如通過年鑒告知民眾所處地域的食品安全衛生狀況、產品質量狀況、環境污染狀況、就業市場勞動力短缺和過剩行業、政府促進就業的措施、各地最低工資標準、醫療衛生收費、傳染病發病情況、教育收費、市場物價變動情況等等，定會大大增進年鑒的實用性。
公共信息不等于工作情況。各家年鑒的社會生活欄目不能只反映黨政部門和團體的相關事務，更重要的是要反映其工作對象的情況。如青年、老年、殘疾人、婦女兒童等分目，應該真正反映青年人、老年人、殘疾人、婦女兒童的基本情況和相關資料，而不能只反映共青團、老齡委、殘聯、婦聯組織的工作情況；宗教、計劃生育等分目也應該真正反映人們的宗教活動、計劃生育活動情況，而不能只反映有關政府部門的工作情況。至于城鎮居民生活、農村居民生活分目，也不能只擺出一些基本指標數據就完事，而應該客觀地反映出居民生活的全貌。在年鑒中經?？吹接涊d政府部門開展的某項檢查，多是制定了行動方案、印發了文件、召開了動員大會、出動了多少車輛、投入了多少人力、檢查了多少地區等等工作舉措和成績的記載，而讀者最關心的檢查中發現的存在問題、處理結果等往往沒有記載，條目的資料價值和實用性大打折扣。
（四）突出縣級年鑒的特色和優勢，增加便覽性實用性資料。
與省、市相比，縣屬于基層。省、市行政區面積較大，縣級行政區面積較小。如果說省、市年鑒反映的是宏觀、中觀的情況，縣級年鑒則是反映微觀的情況。小有小的好處?？梢詫κ挛镞M行更具體細致的記載，內容可以更加鮮活和生動，更加“接地氣”。雖然縣級年鑒篇幅一般少于省、市年鑒，但并不影響資料的獨具特色和具體實用。在增加便覽性實用性資料方面，縣級年鑒大有用武之地。
1.增加實用性表格。
表格分數字統計表和事類表。數字統計表用數字填寫，有利于讀者從數字的變化、比較、分析中，了解事物的發展變化。事類表是用形式整齊的文字來表述事物狀態的表格?？h級年鑒表格偏少。要改變數字文字化的寫作方式，盡量完善統計指標體系。適當增加一些工業、農業、交通運輸、郵電業、旅游服務業、固定資產投資及城市建設、建筑業及房地產開發、對外經貿、財政、金融保險、科教文衛等社會事業各方面的統計資料，并注意價格可比、口徑可比。數據對于真正使用年鑒的人來說是非常必要的。用數據、表格的形式表述可以節省一定的篇幅，使我們的年鑒“虛”的東西減少，“實”的東西增多。
縣級年鑒更應注重提供實用價值高的事類表。同樣的事物，如學校、醫院、工程、獲獎項目等，在省市層面由于面廣、量大，一般難以具體列寫，只能概括反映。而到了縣級層次，由于數量不多，則可一一反映。如學校情況，2012年廣東全省有學前教育機構1.27萬所、小學1.34萬所、普通中學4326所，廣州市有幼兒園1601所、小學941所、中學478所，越秀區有區屬幼兒園12所、普通小學53所、普通中學21所?！对叫隳觇b·2013》在“教育”類目收載“2012年越秀區區屬中小學、幼兒園基本情況表”，詳細反映學校和幼兒園名稱、地址、創建時間、教職工、專任教師、在校學生、學校級別等內容。該年鑒還在“商貿服務業”分目收載“2012年越秀區5000平方米以上專業市場一覽表”，列寫88家專業市場的名稱、地址、經營面積、市場類型、交易方式（批發或零售）等內容?！段溥M年鑒·2014》在“老齡事業”分目收載“2013年年末武進區百歲老人名單”表，收載截至2013年末該區73位百歲老人的資料，包括姓名、性別、出生年月、所在鎮村等信息。這些表格都有很高的資料價值和實用價值。
2.增加地方特產、旅游景點的介紹。
地方特產、旅游景點都是一個地方的代表、地方的名片，也是廣大讀者感興趣的內容。注重反映地方土特產基本情況及生產、開發、經營情況，可以看出行業的興衰起伏、時代變遷。對旅游景點、甚至旅游線路的介紹，對地方也個一個很好的推薦。這比一般化地記載旅游規劃和開發、旅游宣傳和推廣、旅游行業管理等內容，更具實用性。有的城市年鑒編纂出版實用版的《市情手冊》《市民生活年鑒》的做法，值得縣級年鑒同行借鑒。
3.增加對地方風土人情、民俗節慶的介紹。
地方風土人情、民俗節慶，是一個地方的文化符號，也是一種文化傳承?？h級年鑒也應加大反映力度，通過詳細記載活動儀式、說唱內容、服飾道具，并配以活動圖片，圖文并茂地進行記載，不論在現在還是在將來都是一份非常寶貴的資料。
（五）突出工具書的特色和優勢，完善檢索系統。
作為工具書，檢索系統對讀者查檢利用年鑒資料的作用不言而喻。中國地方志指導小組辦公室制訂的《地方綜合年鑒編纂出版規定（試行）》第三十條：年鑒具有工具書性質，應有完備的檢索系統。今年開展的第五屆全國年鑒編纂出版質量評比，將檢索手段的分值由上屆的4分增至6分，目錄和索引的分值均由2分增加到3分。不論是為了評獎，還是為了方便讀者使用，年鑒都應具有完備的檢索系統。條目是年鑒內容的主要表現形式，是讀者查檢的主要單元。目錄應詳至條目。這樣的目錄才有檢索價值。索引能將全書相同或相近主題的資料集中排列，并能揭示條目中的隱性主題。索引被證明是利用資料便捷高效的手段?？h級年鑒篇幅不大，加上可利用文字處理軟件進行編輯和排序，應編制查全率、檢準率高，有相當檢索深度的索引。索引不應是將條目的重新排序，年鑒更不應沒有索引。
同志們，年鑒不是暢銷書，但可以是常銷書。我期待，年鑒人通過共同努力，將年鑒辦成無愧于時代、無愧于人民、無愧于歷史，有用、好用、讀者愛用的精品年鑒。
【作者：中國版協年鑒工委副主任 莫秀吉】
